Cu asta ma ocup, și zic eu – ma pricep. La vedete ma refeream, nu la organizarea evenimentelor. Scriu zi de zi despre viața lor, așa ca nu sunt multe lucruri care-mi scapa atunci cand pregatesc un material pentru revista sau pentru site-ul revistei la care lucrez. Totuși, in cariera mea am fost nevoita sa organizez doua-trei evenimente. Prima oara a fost vorba de un film lansat in Romania, in colaborare cu revista Tabu, la care lucram pe atunci, iar, recent, am avut de-a face cu petrecerile revistei de celebritați, la care lucrez de un și jumatate deja.
Ei bine, iata cum sa ai un eveniment cu vedete reușit!
Stabilirea clara a motivului evenimentului. In cazul nostru, era vorba de o petrecere tematica, anuala, care venea in intampinarea premiilor date de Academia de Film. Așadar, urmaream sa facem cunoscuți nominalizații la aceste premii și aflarea preferaților din randul publicului roman.
Așadar, inca din ”fașa”, evenimentul nostru trebuie sa aiba o tema bine stabilita, un public-ținta ales (cinefil, in cazul nostru), și o agenda de parcurs (cateva puncte cheie – pe care trebuie sa le parcurgem pe parcursul evenimentului).
Trebuie sa alegi o zi potrivita
Alegerea unei date favorabile. Ați crede ca-n Romania nu se organizeaza evenimente ca la Hollywood, cu covorul roșu și toate cele, insa este o impresie proasta. In ultimii ani, brandurile organizeaza tot mai des astfel de evenimente. Așadar, incepe sa fie din ce in ce mai greu sa alegi o data in care sa nu aiba loc un alt eveniment. Nu de alta, dar nu va sta niciun invitat cu hainele in portbagaj sa participe la doua evenimente in aceeași seara. Mai ales atunci cand vorbim invitați – vedete.
Gasirea unui locații pentru un eveniment potrivita. Trebuie sa recunosc ca cea mai la indemana soluție este sa organizezi evenimente la hotel. Ai suficient spațiu, este deja amenajat stylish, și, poate, hotelul este plasat destul de bine, incat sa poata fi gasit de oricine. Ca doar nu va inchipuiți ca daca-l faceți in mijlocul campului ajung foarte mulți. Eu, personal, am refuzat participarea la evenimente care s-au desfașurat la ieșirea din oraș.
Hotel Golden Tulip Times
Echipa numeroasa. Ai nevoie de multe persoane pentru ca un eveniment sa iasa bine. Evident, toți cu sarcini bine definite, pe care tu trebuie sa te asiguri ca le duc la capat. Util ar fi stabilești pentru ei termene limita. Așa nu te trezești ca cineva n-a facut la timp nu știu ce.
Desfașuratorul evenimentului
Desfașurator. Pas cu pas, evenimentul trebuie parcurs pe „hartie”. Toate momentele evenimentului trebuie sa fie prevazute intr-un anumit interval. Nu e de dorit ca speech-ul de inceput sa se suprapuna cu sosirea pe covorul roșu al vedetelor. Nu degeaba punctez asta, ci din cauza ca, la mai toate evenimentele, se-ntampla asta. Fara un desfașurator nu exista un eveniment cu vedete reușit.
Invitații potriviți. Atunci cand alcatuim lista de invitați sa nu pierdem din vedere tema evenimentului. Invitam doar oameni relevanți pentru scopul petrecerii noastre. Lansam un produs cosmetic – invitam presa specializata (bloggeri, jurnaliști), vedete, dar și persoane care ne pot ajuta sa ne promovam produsul.
”GoodyBag„. Știm cu toții ca nu poți sa lansezi un produs fara a le da invitaților sa ”guste” din ceea ce tu incerci sa promovezi. Nu te poți aștepta sa duca vestea mai departe, daca nu știe despre ce vorbește.
Feedback. E important sa nu uitam sa cerem feedback. Sunt o mulțime de modalitați pentru a face asta.
Trimite mulțumiri. Mi se pare elegant și de buna creștere sa mulțumești cumva pentru prezența. Așadar, nu e de dorit sa se sara peste acest pas. Așadar, voi ce idei aveți pentru a avea un eveniment cu vedete reușit?